تبلیغات
کمد بایگانی - نکاتی در مورد بایگانی اسناد اداری

درباره ما

بایگانی

نویسندگان

پیوندها

نکاتی در مورد بایگانی اسناد اداری

ابزارهای بایگانی

بایگانی اسناد اداری


تعریف بایگانی: بایگانی دو مفهوم جداگانه به شرح زیر دارد:

  • کمد بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک طبق روشی معین است. به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه و زمان بتوان به آن دست یافت.
  • بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی میباشد.

اداره امور بایگانی:



برای بایگانی اسناد از ســه (3) شیوه ی زیر استفاده می شود.

  • بایگانی متمرکز.    
  • غیرمتمرکز.      
  • پراکنده


نظام بایگانی متمرکز:


در این شیوه، کلیه ی امور از قبیل طبقه بندی، کدگذاری، تنظیم و نگهداری پرونده ها در بایگانی مرکزی انجام می گیرد و سایر واحدهای سازمان مجاز به نگهداری و بایگانی مستندات نخواهند بود. مزایای این روش عبارتند از:

  • صرفه جویی در تعداد کارکنان.  
  • صرفه جویی در مکان بایگانی.
  • اعمال مدیریت صحیح و تقسیم کار بطور عادلانه
  • جلوگیری از نظام پراکنده و غیرمتمرکز در بایگانی.


نظام غیرمتمرکز:


در این شیوه هر یک از واحدهای سازمان دارای بایگانی مستقل بوده و پرونده های مربوط به خود را تنظیم و نگهداری می کنند. در مقایسه با روش قبل این روش مزایا و معایبی به شرح زیر دارد:


مزایا:


  • نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان.
  • آشنایی به عنوان پرونده ها.
  • احساس تعلق بیشتر به نتیجه کار.


معایب:


  • نیاز به کارمندان بیشتر
  • نیاز به مساحت مورد نیاز بیشتر جهت بایگانی.
  • نگهداری نامه های مشابه در واحدهای گوناگون.


نظام پراکنده:


در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان و کاربران اسناد و مدارک مربوط به کار خویش را بایگانی و نگهداری می کنند. از لحاظ اصول امنیت بایگانی این روش مورد توصیه نمیباشد.


 اصول روشهای بایگانی:


سه روش طبقه بندی مربوط به بایگانی اسناد وجود دارد:

  • طبقه بندی بر مبنای شاخص هائی براساس نام افراد، سازمانها و مناطق جغرافیائی
  • طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه، بایگانی پرونده های موضوعی و اداری از مهمترین اصول بایگانی بوده و در اکثر سازمان ها از این روش استفاده می شود.
  • طبقه بندی براساس تاریخ، مانند مکاتباتی براساس سررسید نامه بایگانی می شود.

لینک های مرتبط کمد ریلی کمد بایگانی

نظرات

  1. Hey there would you mind letting me know which web host you're utilizing?
    I've loaded your blog in 3 completely different browsers and I must
    say this blog loads a lot quicker then most.
    Can you suggest a good web hosting provider at a honest price?
    Kudos, I appreciate it!

ارسال نظر

 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر

شبکه های اجتماعی

اطلاعات سایت

  • مدیر سایت:سهیل سینا

  • تاریخ امروز:

آمار بازدید

  • بازدید کل:

  • بازدید امروز:

  • بازدید دیروز:

  • بازدید ماه قبل:

  • بازدید این ماه:

  • تعداد مطالب:

  • نویسندگان: