تبلیغات
درب‌های ضد سرقت و کمدهای بایگانی - نکاتی در مورد بایگانی اسناد اداری
 
درب‌های ضد سرقت و کمدهای بایگانی
انواع درب‌های ترک، درب های ضد سرقت و قفسه های بایگانی
                                                        
درباره وبلاگ

درب‌های ترک و درب‌های ضد سرقت ترک نسل جدیدی از درب‌ها هستند که علاوه بر ظاهر بسیار زیبا و جذابی که دارند، از امنیت و ایمنی بسیار بالایی نیز برخودار هستند.
مدیر وبلاگ : سهیل سینا
نویسندگان
آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :

بایگانی اسناد اداری


تعریف بایگانی: بایگانی دو مفهوم جداگانه به شرح زیر دارد:

  • کمد بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک طبق روشی معین است. به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه و زمان بتوان به آن دست یافت.
  • بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی میباشد.

اداره امور بایگانی:



برای بایگانی اسناد از ســه (3) شیوه ی زیر استفاده می شود.

  • بایگانی متمرکز.    
  • غیرمتمرکز.      
  • پراکنده


نظام بایگانی متمرکز:


در این شیوه، کلیه ی امور از قبیل طبقه بندی، کدگذاری، تنظیم و نگهداری پرونده ها در بایگانی مرکزی انجام می گیرد و سایر واحدهای سازمان مجاز به نگهداری و بایگانی مستندات نخواهند بود. مزایای این روش عبارتند از:

  • صرفه جویی در تعداد کارکنان.  
  • صرفه جویی در مکان بایگانی.
  • اعمال مدیریت صحیح و تقسیم کار بطور عادلانه
  • جلوگیری از نظام پراکنده و غیرمتمرکز در بایگانی.


نظام غیرمتمرکز:


در این شیوه هر یک از واحدهای سازمان دارای بایگانی مستقل بوده و پرونده های مربوط به خود را تنظیم و نگهداری می کنند. در مقایسه با روش قبل این روش مزایا و معایبی به شرح زیر دارد:


مزایا:


  • نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان.
  • آشنایی به عنوان پرونده ها.
  • احساس تعلق بیشتر به نتیجه کار.


معایب:


  • نیاز به کارمندان بیشتر
  • نیاز به مساحت مورد نیاز بیشتر جهت بایگانی.
  • نگهداری نامه های مشابه در واحدهای گوناگون.


نظام پراکنده:


در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان و کاربران اسناد و مدارک مربوط به کار خویش را بایگانی و نگهداری می کنند. از لحاظ اصول امنیت بایگانی این روش مورد توصیه نمیباشد.


 اصول روشهای بایگانی:


سه روش طبقه بندی مربوط به بایگانی اسناد وجود دارد:

  • طبقه بندی بر مبنای شاخص هائی براساس نام افراد، سازمانها و مناطق جغرافیائی
  • طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه، بایگانی پرونده های موضوعی و اداری از مهمترین اصول بایگانی بوده و در اکثر سازمان ها از این روش استفاده می شود.
  • طبقه بندی براساس تاریخ، مانند مکاتباتی براساس سررسید نامه بایگانی می شود.




نوع مطلب : ابزارهای بایگانی، 
برچسب ها : کمد بایگانی، کمد ریلی، روش های نوین بایگانی، بایگانی اداری، بایگانی اسناد اداری، بایگانی اسناد دولتی،
لینک های مرتبط : کمد ریلی، کمد بایگانی،